Zijn ERP systemen ook voor kleine bedrijven?

Waarom hebben kleinere bedrijven een ERP systeem nodig?

De meeste voordelen van ERP zijn voor zowel grote als kleine ondernemingen hetzelfde.ERP systemen zijn vaak modulair opgebouwd. U kunt dan beginnen met een basisversie met enkele functionaliteiten die voor elke ondernemer interessant zijn. Denk daarbij aan de ondersteunen van eenvoudige financiële zaken (voorstellen, offertes, facturen), klantrelatiemanagement en wat inkoopfuncties.

Als u daar aan toe bent, kunt u de basisversie uitbreiden met aanvullende modules zoals HRM. Veel functionaliteiten zijn speciaal ontwikkeld voor een bepaalde branche. Als u zich bezighoudt met e-commerce dan zijn er modules om het ERP systeem te koppelen met uw webshop. U kunt het ERP systeem zo samenstellen dat het precies aansluit bij de bedrijfsprocessen van uw organisatie.

Welke eigenschappen van ERP zijn belangrijk voor kleinere bedrijven?

Kleinere bedrijven hebben andere behoeftes dan grote organisaties. Het is dan ook verstandig om een leverancier te zoeken die zich richt op kleinere bedrijven. Deze systemen blinken uit in:

• Implementatiegemak
• Zelfondersteuning (geen eigen IT afdeling nodig)
• Gebruiksgemak
• Lage kosten

Natuurlijk zijn dit ook belangrijke voordelen voor grotere organisaties, maar er lijkt een ruilvoet te zijn met complexiteit. Door de lage kosten en focus op gebruiksvriendelijkheid, zullen minder uitgebreide functionaliteiten beschikbaar zijn. Ook de rapportage mogelijkheden zijn vaak een stuk beperkter. Hoewel dit een probleem is voor grote organisaties kunnen kleinere bedrijven prima leven zonder deze complexiteit.

Het gevaar van “gratis” ERP

U heeft wellicht gehoord over “open source” ERP. Veel mensen denken dat dit een gratis alternatief is voor commerciële systemen. Dit is lang niet altijd het geval. Ten eerste is open source ERP niet per definitie gratis. “Open source” betekent alleen dat de broncode van een ERP systeem vrij beschikbaar is voor iedereen die er mee wil werken. U kunt deze broncode dus gebruiken om zelf ERP functionaliteiten te ontwikkelen. Dat is echter niet veel en duur programmeerwerk.

Een open source ERP systeem kan ook gebruikt worden zonder veel programmeerwerk. Er bestaan namelijk ontwikkelaars van open source ERP. Deze partijen bouwen mooie functionaliteiten en modules die u direct kunt gebruiken. Dit zijn echter commerciële partijen en voor hun diensten moet gewoon worden betaald.

Naast commerciële oplossingen zijn er open source ERP modules die u direct kunt gebruiken en die helemaal gratis zijn. Deze zijn ontwikkeld door een “community” van vrijwilligers. De functionaliteiten zijn dan echter beperkt. Ook voor ondersteuning kunt u niet iemand bellen. U bent aangewezen op blogberichten en discussiefora. Dit kan frustratie veroorzaken als u met een probleem zit waar u niet uit komt. Ook brengt dit uw productiviteit direct schade toe. Denk daarom niet te makkelijk over dit soort “gratis” systemen.

Welke ERP systemen zijn nu geschikt voor uw organisatie?

Maak dus niet de fout door te denken dat u “te klein” bent voor een ERP systeem. Er zijn honderden ERP systemen op de markt en allen hebben een eigen specialisatie. Tientallen leveranciers specialiseren zich zelfs uitsluitend in de kleinere ERP-gebruiker. Deze oplossingen zijn zeer betaalbaar en vaak is er een gratis demo die u kunt gebruiken.

Deze leveranciers vindt u met de gratis ERP wijzer. U krijgt daarnaast direct een indicatie van de kosten en de modules die wellicht voor u interessant zijn.