Het evalueren van een ERP implementatie

Meet of doelstelling zijn behaald

Om het succes te kunnen meten, moet duidelijk zijn welke doelen u heeft gesteld en welke verwachtingen er leven in uw organisatie. Bovendien moet helder zijn welke factoren hoe zwaar in een evaluatie moeten meewegen.

Dit doet u door vooraf Key Performance Indicators (KPI's) te identificeren. Dit zijn gekwantificeerde doelen die u wilt bereiken met de introductie van ERP. Hoe u deze doelstelling het beste kan formuleren leest u hier.

Aan de hand van de KPI’s meet u vervolgens de verbeteringen binnen uw organisatie na de introductie van het ERP systeem. Is de ERP implementatie voltooid, kies dan voor een evaluatie aan de hand van een klein aantal 'strategische' KPI's. Neem dus niet alle denkbare KPI's mee in zo'n onderzoek, want dat is slecht voor de overzichtelijkheid.

Zoek informatie die de scores kunnen bepalen. Niet alleen bij de meest betrokken ICT-afdelingen, maar vooral ook bij afdelingen voor wie de ERP implementatie de achterliggende maanden geen kernactiviteit was. 'Gewone' werknemers zijn meestal het beste in staat om aan te geven wat er is veranderd, welke verbeteringen merkbaar zijn en waar nog problemen zijn.

Het gebeurt ook regelmatig dat bedrijven verbeteringen opmerken die niet goed passen bij de geformuleerde KPI’s. Probeer bij de officiële evaluatie van ERP deze successen gescheiden te houden. U kunt het benoemen, maar er bestaat een risico dat u, bewust of onbewust, hiermee tegenvallende resultaten goedpraat.

Let op het werken van techniek én personeel

Als bij evaluatie blijkt dat het introduceren van ERP niet de beoogde doelstellingen heeft behaald, is dit geen directe reden tot paniek. Dit kan liggen aan groeipijnen die met wat inspanningen kunnen worden overkomen.

Er kunnen meerdere oorzaken zijn voor het uitblijven van direct succes. Soms ligt dit aan een technische fout. Zo kan het zijn dat het ERP systeem nog niet vlekkeloos samenwerkt met bestaande computersystemen. Let direct na de introductie van ERP dus goed op of alles technisch op rolletjes loopt.

Vaker liggen mislukkingen echter aan de manier waarop het nieuwe systeem wordt gebruikt. In de praktijk blijkt dat mensen niet graag hun manier van werken aanpassen. De kans is groot dat uw personeel het nieuwe werken omslachtig vindt. Dit komt meestal doordat zij nog niet gewend zijn aan het nieuwe systeem. Er is altijd een leercurve die uw organisatie moet doorlopen. Een goede training en supervisie kan een groot verschil maken. Zorg dus dat u hier genoeg tijd aan besteed.

Onderzoek nieuwe mogelijkheden om het ERP in te zetten

Zoals eerder aangegeven wordt ERP vaak geïmplementeerd om enkele aspecten van bedrijfsprocessen binnen een onderneming te stroomlijnen. Het is geen slecht idee om klein te beginnen. Door de aandacht te richten op het verbeteren van specifieke bedrijfsprocessen wordt de ERP implementatie veel makkelijk te realiseren.

De mogelijkheden van ERP zijn enorm. Voor vrijwel alle aspecten van uw bedrijfsvoering zijn ERP functionaliteiten ontwikkeld om zo de resultaten te verbeteren. Nadat de primaire doelen (KPI’s) zijn behaald, is het dus een goed idee om na te denken wat er nog meer mogelijk is met het ERP systeem.

Evalueer of het ERP systeem de juiste is

Zoals gezegd zijn groeipijnen na een ERP implementatie heel gewoon. Als de verwachte voordelen voor langere tijd uitblijven, is er mogelijk iets anders aan de hand. Het kan zijn dat het gekozen ERP systeem niet goed genoeg aansluit bij uw bedrijfsprocessen. Optimaliseren heeft dan weinig zin. Het beste is om op zoek gaan naar een geschikter systeem, dan jarenlang aan blijven modderen.

Hoe zorgt u er voor dat u niet weer voor een systeem kiest waar u spijt van krijgt? Het vinden van het juiste ERP is niet eenvoudig, maar daar kunt u de ERP wijzer voor gebruiken. Op basis van uw sector, bedrijfsspecifieke wensen en budget vindt u tussen de honderden aangeboden oplossing, een kleine selectie leveranciers die precies leveren waar u behoefte aan hebt. Gebruik onze kennis van de markt en vraag direct de gratis en onafhankelijke ERP wijzer aan.