Het formuleren van de juiste ERP doelstellingen.

U komt hier alleen achter door op de juiste manier ERP doelstellingen te formuleren. Als u hier weinig ervaring mee heeft, kan dit lastig zijn. Om u op weg te helpen, geven wij een kort stappenplan dat door iedere organisatie kan worden gebruikt.

Stap 1: Bedenk wat u precies wilt bereiken met ERP

U moet vooraf duidelijk voor ogen hebben welke Key Performance Indicators (KPI’s) door het gebruik van het ERP systeem moeten verbeteren. U wilt met het ERP systeem bijvoorbeeld:

• De productiviteit van uw werknemers verhogen
• De levertijden van uw producten verkorten
• Kosten besparen door handmatige processen te automatiseren

Gebruik deze informatie en stel aan de hand hiervan doelstellingen. Zorg er voor dat u deze duidelijk formuleert. Het is niet altijd mogelijk om doelen te kwantificeren, maar probeer alles zo meetbaar mogelijk te maken. Hieronder vindt u een slecht en een goed voorbeeld van een doelstelling.

U wilt bij de implementatie van een ERP systeem altijd meerdere doelen halen. Sommige doelen wegen natuurlijk zwaarder dan andere. Denk daarom goed na over welke “wegingsfactor” u toekent aan iedere KPI.

Stap 2: Communiceer de doelen zo duidelijk mogelijk

De implementatie van een ERP systeem kan niet worden gezien als enkel een managementbeslissing of een IT project. Veel medewerkers zullen op dagelijkse basis met het systeem aan de slag moeten. Zorg dus dat u draagvlak creëert binnen alle lagen van uw organisatie voor de implementatie van het nieuwe systeem. Acceptatie wordt veel waarschijnlijker als de doelstellingen (en dus de voordelen) duidelijk worden gecommuniceerd. Onderschat dit aspect niet. Bij goede communicatie zal een nieuw systeem met gejuich worden ontvangen. Gaat dit mis, dan kunt u rekenen op veel weerstand bij de eindgebruikers.

Stap 3: Meet waarom doelstellingen niet worden gehaald

Zorg dat u consistent en consequent blijft meten of de doelen worden gehaald. Pas over een langere periode kunt u met zekerheid zeggen of de ERP implementatie een succes is. Concludeer niet te snel dat het ERP systeem waardeloos is als in het begin verwachte resultaten uitblijven.

Dit kan meerdere redenen hebben. Soms ligt het aan een fout in de techniek. Er kunnen functionaliteiten ontbreken of het nieuwe ERP systeem werkt niet goed samen met bestaande computersystemen.

Meestal liggen mislukkingen echter aan de manier waarop het nieuwe ERP systeem wordt gebruikt. In de praktijk blijkt dat mensen niet graag hun manier van werken aanpassen. De kans is groot dat uw personeel het nieuwe systeem in het begin omslachtig vindt. Een goede training en begeleiding kan veel schelen. Zorg dus dat u hier genoeg tijd en aandacht aan besteedt.

Stap 4: Evalueer of het ERP systeem de juiste is

Als de verwachte resultaten voor langere tijd uitblijven, dan is er vaak iets anders aan de hand. Zo kan het gekozen ERP systeem niet goed genoeg aansluiten bij uw bedrijfsprocessen. Optimaliseren heeft dan weinig zin. U kunt beter opnieuw op zoek gaan naar een geschikter systeem, dan jarenlang aan blijven modderen.

Maar hoe weet u zeker dat u in de tweede instantie wel de juiste keuze maakt? Er is nooit een garantie dat u de juiste keuze maakt, maar u vergroot uw kans door op zoek te gaan naar leveranciers die al ervaringen hebben met vergelijkbare implementaties.

Het vinden van deze partijen is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Hiervoor kunt u de ERP wijzer gebruiken. Op basis van uw branche, bedrijfsspecifieke wensen en budget vindt u tussen de honderden aangeboden oplossingen, een kleine selectie leveranciers die precies leveren waar u behoefte aan heeft.