Casestudy: Patisserie Eclair

Hoewel de zaken bij Eclair prima lopen, waren er een aantal pijnpunten binnen de organisatie. Net als bij veel andere bedrijven in de productiesector was het magazijn ook voor Eclair een bottleneck. Hoewel de logistieke en productieprocessen al deels waren geautomatiseerd, was het duidelijk dat een nieuw ERP systeem veel voordelen zou opleveren.

Uitdaging: Meer grip op magazijn en voorraden

Een goedlopend magazijn is essentieel voor alle productiebedrijven. Toch is dit voor Eclair nog net iets belangrijker. Eclair heeft een groot en wisselend aanbod van producten. Zij werken met veel verschillende verse ingrediënten. Door de kans op derving is de omloopsnelheid in het magazijn erg hoog.

Medewerkers waren dagelijks veel tijd kwijt aan het terugvinden van de juiste ingrediënten en producten. Wat de werkzaamheden nog complexer maakte, is dat er gewerkt moest worden met het principe “First Expired, First Out” (FEFO). Dit houdt in dat de producten die het snelst bederven, het eerste worden geleverd. Afnemers zijn hierin erg strikt. Producten die niet FEFO zijn geleverd worden niet geaccepteerd door de afnemers.

Het was duidelijk dat een verbetering van de processen in het magazijn direct zou leiden tot een stijging van de resultaten van Eclair. Dus hoe kon een ERP systeem hieraan bijdragen? Wat waren de uitdagingen voor Eclair die door de automatisering moest worden opgelost?

Uitdaging 1: Onnodig overtypen

Eclair maakte al gebruik van een barcode scanning systeem. Hiermee konden barcodes op artikelen in het magazijn worden gescand. Alle productinformatie kon zo in één actie worden opgevraagd. Dit systeem was al een sterke verbetering ten opzichte van oude situatie. Het was namelijk veel sneller en betrouwbaarder dan wanneer de mutaties werden bijgehouden op papier. Toch werkte het systeem niet optimaal.

Het probleem was dat het barcode scanningsysteem niet was geïntegreerd in het ERP. Dit betekende dat iedere dag de data vanaf de barcode scanners moest worden overgetypt in het IT systeem. Dat was niet bepaald “leuk werk” en daarbij erg tijdrovend en foutgevoelig.

Uitdaging 2: Verstoppertje spelen

Zoals gezegd werkte Eclair met een zeer uitgebreid en divers assortiment. Het zoeken naar de juiste producten in het magazijn kostte veel tijd. Dit kwam omdat er sterk wisselende voorraden moesten worden aangehouden voor de productie.

Als Eclair het zou lukken om een beter beeld te krijgen van de exacte locatie van goederen in het magazijn dan zal dit niet alleen leiden tot minder werk, maar ook tot een verkorting van de levertijden. Niet onbelangrijk voor een bedrijf dat werkt met goederen die snel bederven.

Uitdaging 3: Samenwerken met andere software

De financiële administratie van Eclair staat in het IT systeem van moederbedrijf Carrefour. Het was belangrijk dat de nieuwe ERP software naadloos samenwerkte met dit systeem. Voor de rest stond het Eclair vrij om verdere automatisering zelf te regelen.

Oplossing: PDA's & traceerbare producten

De introductie van het nieuwe ERP systeem had veel voordelen, maar wij belichtten specifieke functionaliteiten waarmee Eclair de gestelde uitdagingen overkwam.

Wat een grote positieve bijdrage had aan de resultaten van Eclair was de keuze voor een volledig geautomatiseerde barcode scanning functionaliteit die samenwerkte met een “Personal Data Assistant” of PDA.

In plaats van het handmatig bijhouden van goederenstromen, kregen de medewerkers een mobiel apparaat mee: een zogenaamde PDA. Met deze PDA's konden magazijnmedewerkers barcodes op goederen in het magazijn scannen, waarna de productdata direct (real-time) in het ERP systeem terecht kwam. Overtypen was dus niet langer nodig.

Een tweede voordeel was dat de PDAs konden worden gebruikt voor het ondersteunen van een andere functionaliteit: traceability. Dat betekende dat het ERP systeem precies bijhield welke goederen waar zijn opgeslagen. Het ERP systeem kon daarbij communiceren met de PDAs van de magazijnmedewerkers. De informatie was dus real-time te delen en af te lezen op de PDAs. Het PDA werkte dan als een soort navigatiesysteem binnen het magazijn. Dat scheelde zo een hoop zoekwerk.

Ook koos Eclair voor een branche-specifiek systeem dat goed om kon gaan met First-Expired-First-Out. Het ERP systeem registreerde de uiterste houdbaarheidsdata van de goederen in het magazijn. Deze informatie werd doorgeven aan de magazijnmedewerkers. Zodra een magazijnmedewerker een artikel uit het magazijn wilde halen, moest hij deze eerst scannen. Het ERP checkte real-time of er een vergelijkbaar artikel was met een vroegere houdbaarheidsdatum. Als dit het geval was, kon dit worden aangegeven op het PDA.

Voordelen

• Administratie per afhandeling in het magazijn enorm omlaag.
• Mutaties in het magazijn worden in het ERP systeem real-time verwerkt.
• Minder pickfouten in het magazijn.
• Real-time inzicht traceability waardoor artikelen direct worden gevonden.
• Het werd makkelijker om FEFO te werken.

Aanvullende eisen: Kwaliteit & veiligheid

Nu duidelijk was hoe het nieuwe ERP systeem om moest gaan met de uitdagingen binnen het magazijn, kon er worden gekeken naar aanvullende eisen. Het belang van een branche-specifiek ERP systeem werd al snel duidelijk.

Het ERP systeem moest aansluiten bij de strenge kwaliteits- en veiligheidseisen van Eclair. Dit ging in de eerste plaats over de kwaliteit en veiligheid van de producten. Ook de veiligheid van medewerkers en maatregelen op het vlak van milieu werden erg belangrijk gevonden door Eclair. Naast kwaliteit & veiligheid was er nog een hele lijst met eisen. Een kleine greep uit de punten waaraan het nieuwe ERP systeem moest voldoen.

1. Eclair heeft meerdere locaties. Er moest een gezamenlijk beeld zijn van de beschikbare voorraden.

2. Eclair produceerde niet alleen voorraad gestuurd. Ook klantorder gestuurde productie moest worden ondersteund.

3. Doordat er zo veel mogelijk met regionale producten wordt gewerkt was er soms een tekort aan bepaalde ingrediënten. Een alternatief recept moest dan eenvoudig worden aangemaakt.

4. Het ERP systeem moest altijd inspelen op de laatste wetgevingen omtrent voedingsmiddelen.

5. Interne procedures, instructies en registratiedocumenten voor Good Manufacturing Practice (GMP) en Good Hygienic Practice(GHP) moesten eenvoudig kunnen worden opgemaakt.

6. Kwaliteit van inkomende grondstoffen moesten ten alle tijden worden gewaarborgd. Een module voor ingangscontrole en leveranciersbeoordeling was dan ook gewenst.

7. De directie moest periodieke inzichtelijke rapporten krijgen over alle aspecten van de onderneming.

Het juiste ERP systeem: Speld in de hooiberg gevonden

Met een uitgebreid eisenpakket, een integratie met IT van het moederbedrijf en een complex productieproces was het voor Eclair niet eenvoudig om het juiste ERP systeem te vinden.

Wat de zoektocht verder bemoeilijkte was de noodzaak voor een leverancier die veel ervaring had in de foodbranche. Tijdrovende zoektochten op internet leverden weinig op. Er zijn honderden oplossingen beschikbaar die slechts delen van het eisenpakket kunnen uitvoeren.

Om de zoektocht tot een succesvol einde te brengen, gebruikte Eclair de ERP wijzer.

Hiermee vonden zij snel een selectie van leveranciers met veel ervaring in de foodsector en waarvan de oplossingen aansloten bij de uitgebreide eisen van Eclair. Dit tot grote tevredenheid van Dirk Van Gerven, Production and Technical manager bij Elcair. "Het was ons direct duidelijk dat zij veel expertise hebben op dit gebied. Wij zijn erg tevreden over de samenwerking en raden hen dan ook van harte aan."